仕事で説明やプレゼンをした時「結局何がいいたいの？」「つまりどういうこと？」「ちょっと何言ってるかわからない」なんて言われてしまったことありますよね？
そんな人もこれを読めば、伝えたいことを的確に相手に伝えることができるようになります。
今日は齋藤孝さん著「頭がよくなる！要約力」をご紹介します。
そもそもなぜ要約力が必要なのでしょうか。
要約はコミュニケーションの必須条件
そもそも、人と深い関係を築きたくても、相手の言っていることがわからなかったり、意図が要約できたりしなければ、コミュニケーションを取ることができません。要約こそが共通認識の基礎のなるため、要約ができないと企画プレゼンや販売戦略の方針を決める時に、意見をまとめることができません。
的確な状況判断ができる
仕事が遅い人、的を外している人の原因は状況を的確に把握する力の不足です。状況把握力とは「要するに〇〇は△△である」と的確に言える力。つまりは「要約力」になります。「要約力」を鍛えれば状況把握力が鍛えられます。
本質を的確に把握できる
成功者や達人は、絶対に外せない要素、本質的な要素をできるだけシンプルに掴む能力を持っています。私たちも「本質はなんだろう」「この中で絶対に外せない不可欠な要素はなんだろう」といつも意識しながらものごとを見る癖をつけておくと、本質をギュッとつかまえてシンプルに捉える能力を磨くことができます。
要約力の鍛え方
本書を読んで私が気なった要約力の基本技と鍛え方を３つ選びました。
1分の「要約準備タイム」
人に何かを伝える場合、準備もなく、いきなり話し出すのは地図もコンパスも持たずに、海に漕ぎ出すのと同じです。たった1分であっても、要約するために時間を取れば、整理のついた説明ができます。「要約準備タイム」を習慣にするとよいでしょう。本を読んだ後・ドラマを見終わった後、1分でいいので、内容をまとめてみる。その積み重ねが「要約力」アップにつながります。
困ったら結論から先に言う
苦し紛れに長々と現状の説明や今までの経緯を報告するのは、相手をうんざりさせるだけ。「要約力」初心者がおちいりがちな落とし穴です。いきなりゴールから始めてみましょう。「結論」→「根拠」「理由」と抑えられれば最低限の要約にはなっています。
新書一冊を30秒で要約するトレーニング
本を読んだらA4の紙一枚にまとめてみましょう。紙には以下のことを書きます。
- 本の題名
- 一行説明（この本の内容）（30字以内）
- 趣旨（この本で伝えたい内容）（120字くらい）
- 引用文3つ
本を読み終わったら、この本の趣旨は何かを考えます。その結論を「趣旨」の冒頭に持ってきて、結論の根拠あるいはポイントを３つにしぼってつづけます。そして、自分が感心したり、興味を引かれた部分を３つにしぼって「引用文」のところに記載します。最後にこの本は一言でいうと「こういう本だ」と言う説明を一行で書いて完成です。本を読んだとき、少し面倒でも、A4の紙に要約をまとめる習慣をつけておくと、とても良い訓練になります。「要約力」もきたえられて、本の知識の定着にもなり、一石二鳥です。
今回は、「要約力」の鍛え方がわかる齋藤孝さん著「頭が良くなる！要約力」をご紹介しました。これでな説明やプレゼンが上手くいかない理由がわかり、要約力の鍛え方もわかりましたね。ぜひ普段の仕事で「要約力」意識してみてください。